SchoolManager — Guide de l'Utilisateur & Manuel d'Exploitation

Bienvenue dans le manuel d'utilisation officiel de SchoolManager. Ce document constitue la référence complète destinée aux chefs d'établissement, aux secrétaires administratifs, aux directeurs des études ainsi qu'au corps enseignant.

Conçu pour répondre aux exigences quotidiennes des établissements scolaires, SchoolManager combine une ergonomie fluide (Material Design), une sécurité cryptographique de niveau militaire pour la protection des données institutionnelles, et des assistants d'intelligence artificielle locale pour automatiser les tâches administratives les plus lourdes.

📑 Organisation du Manuel

Le manuel est découpé en huit chapitres progressifs couvrant l'intégralité du cycle de vie scolaire. Cliquez sur le titre d'un chapitre pour y accéder directement.

1. Initialisation & Prise en main

2. Gestion Académique & Scolarité

  • 🏫 Chapitre 3 : Structure Académique & Acteurs
    • Création du référentiel : salles de classe, matières, enseignants, classes, inscriptions individuelles et affectations de masse.
  • 📊 Chapitre 4 : Assistants d'Importation IA
    • Injection en masse des données via Excel. Découverte de l'Assistant Élèves intelligent : mapping adaptatif mémoire et nettoyage automatisé par intelligence artificielle locale (Qwen 2.5).

3. Pédagogie, Évaluations & Plannings

  • 📝 Chapitre 5 : Notes, Évaluations & Bulletins
    • Création des devoirs et examens, saisie au carnet de notes (gestion des codes d'absence justifiée ABS), calcul des moyennes pondérées, rendu vectoriel des bulletins officiels PDF et scellement des périodes.
  • 📅 Chapitre 6 : Emplois du Temps & Optimisation
    • Planification automatisée via le moteur mathématique Google OR-Tools. Prise en compte de la grille horaire locale (Mali Edition), de la restriction des fortes chaleurs l'après-midi et de la contrainte matérielle des laboratoires.

4. Finances & Comptabilité Scolaire

  • 💰 Chapitre 8 : Caisse & Suivi de Scolarité (Norme Mali)
    • Encaissements au guichet, émission des reçus de caisse PDF A5 avec conversion en lettres, clôture journalière, suivi consolidé des arriérés par classe et relances parents automatiques via WhatsApp et SMS (+223).

5. Sécurité, Maintenance & Pérennité

  • 🔐 Chapitre 7 : Sauvegardes, Sécurité & Maintenance
    • Protection de la base de données locale SQLite, stratégies de sauvegarde sur support externe (USB), connectivité automatisée vers Google Drive, création d'exports clients sécurisés (.smbackup) et journal d'audit des sessions.

[!TIP] Conseil d'exploitation : Pour une prise en main optimale lors d'une première installation, nous vous recommandons de suivre scrupuleusement l'ordre des chapitres 1 à 4 avant d'inscrire vos premiers élèves.

💻 Configuration Requise (System Requirements)

Afin de garantir une exécution stable et fluide de SchoolManager et de ses assistants locaux d'intelligence artificielle, votre matériel doit respecter les prérequis techniques suivants :

Configuration Minimale (Exécution bureautique standard)

  • Système d'exploitation : Windows 10 (64 bits, version 1809+) ou Windows 11
  • Processeur (CPU) : Intel Core i3 / AMD Ryzen 3 (Dual-Core 2.0 GHz)
  • Mémoire vive (RAM) : 4 Go
  • Stockage : 500 Mo d'espace disponible (SSD recommandé pour la base de données SQLite)
  • Affichage : Résolution écran 1366 x 768
  • Dépendances : Runtime .NET 9.0 Desktop (embarqué nativement dans le package d'installation)

Configuration Recommandée (Pleine puissance avec IA Qwen 2.5 & OR-Tools)

  • Système d'exploitation : Windows 10 / Windows 11 (64 bits)
  • Processeur (CPU) : Intel Core i5 / AMD Ryzen 5 (Quad-Core ou Hexa-Core moderne)
  • Mémoire vive (RAM) : 8 Go à 16 Go (indispensable pour le chargement en mémoire vive de l'Assistant Élèves IA local)
  • Stockage : 2 Go d'espace libre sur disque SSD NVMe
  • Affichage : Résolution Full HD 1920 x 1080 (ergonomie optimale pour les grilles de notes et plannings)

Chapitre 1 : Premier Lancement & Activation

Bienvenue dans SchoolManager. Ce chapitre détaille les procédures d'initialisation de l'application, de commande et d'activation de votre licence d'exploitation, d'authentification quotidienne, et de navigation dans l'espace de travail.

SchoolManager fonctionne selon une architecture On-Premise Monoposte : l'intégralité du traitement logiciel et le moteur de base de données s'exécutent directement sur votre ordinateur local, garantissant une indépendance totale et la confidentialité absolue de vos archives scolaires.

1. Commande & Activation de la Licence

Au tout premier démarrage de SchoolManager, le logiciel est verrouillé et affiche la fenêtre d'Activation commerciale. Étant donné que le logiciel est lié cryptographiquement au matériel informatique de votre école afin de garantir la protection institutionnelle de vos données, vous devez impérativement transmettre votre identifiant matériel à notre service d'édition pour recevoir votre clé.

A. Procédure de Demande (Ce que vous devez envoyer à l'Éditeur)

Sur la fenêtre d'activation qui s'affiche à l'écran :

+--------------------------------------------------------------------+
|  [Bouclier] Activation commerciale                                 |
|                                                                    |
|  Code d'installation : [ AB12-CD34-EF56-7890 ]  [ (Icône Copier) ] |
|  Empreinte machine   : [ E93A2F1C4B7D...     ]                     |
+--------------------------------------------------------------------+
  1. Repérez le champ « Code d'installation » : Cliquez sur le bouton Copier (icône représentant deux feuilles superposées) situé immédiatement à droite du champ. Le code est instantanément mémorisé dans le presse-papier de Windows.
  2. Repérez le champ « Empreinte machine » : Sélectionnez le texte de l'empreinte avec votre souris et appuyez sur Ctrl + C pour le copier.
  3. Rédaction du message de commande : Ouvrez votre messagerie email officielle (ou votre canal WhatsApp de support privilégié avec l'éditeur) et collez (Ctrl + V) les informations suivantes avec une rigueur absolue :
    • Le Nom officiel de votre établissement (ex: « Groupe Scolaire Étoile du Matin »). Attention : l'orthographe exacte que vous nous écrirez ici sera définitivement gravée sur l'en-tête vectoriel de vos futurs bulletins PDF !
    • Le Code d'installation copié à l'étape 1.
    • L'Empreinte machine (Machine Fingerprint) copiée à l'étape 2.

[!IMPORTANT] Pourquoi ces informations ? L'empreinte machine est une empreinte numérique calculée à partir du processeur et de la carte mère de votre PC principal. Elle permet à l'éditeur de générer un scellement de sécurité unique. Aucune donnée personnelle n'est contenue dans ce code technique.

B. Activation avec le Fichier Reçu (.lic)

Dès réception de vos informations, notre laboratoire d'édition vous expédie par retour de courrier un fichier d'autorisation officiel au format propriétaire .lic (ou licence.json signé).

  1. Sur la fenêtre d'Activation commerciale de SchoolManager, repérez la ligne Licence signée.
  2. Cliquez sur le bouton Parcourir (icône de dossier ouvert) situé à droite du champ de texte.
  3. Parcourez votre disque dur, sélectionnez le fichier .lic que vous venez de télécharger depuis votre email, puis cliquez sur Ouvrir.
  4. Cliquez sur le grand bouton bleu Activer en bas à droite.
  5. Le moteur vérifie instantanément la signature numérique ECDsa P-256 officielle embarquée dans le fichier face à votre puce matérielle. Un message de confirmation s'affiche, et l'application s'ouvre !

Propriétés techniques du fichier .lic :

Ce document est encapsulé sous le standard de chiffrement symétrique authentifié AES-256-GCM (identifiable par le préfixe SMLIC1:). Si vous tentez de l'ouvrir par curiosité avec le Bloc-notes Windows, vous ne verrez qu'une suite de caractères opaques et illisibles. Cette barrière protège vos clauses contractuelles contre toute manipulation externe.

C. Révocation & Changement de Poste

Si vous devez formater le PC principal ou migrer l'administration vers un nouvel ordinateur de direction :

  1. Accédez au volet latéral Paramètres > Licence.
  2. Cliquez sur le bouton rouge Révoquer la licence. Le système détruit le conteneur local autorisé.

[!CAUTION] La révocation entraîne la fermeture immédiate de votre session. Transmettez la nouvelle Empreinte machine du nouvel appareil à l'éditeur en suivant la Procédure A afin d'obtenir votre fichier .lic de remplacement.

2. Authentification & Connexion Quotidienne

Une fois la licence certifiée, chaque ouverture quotidienne de SchoolManager vous présente la fenêtre d'accès principale (LoginWindow). Le logiciel est strictement monoposte : l'authentification protège l'accès aux dossiers scolaires.

Connexion Quotidienne

  1. Saisissez votre Mot de passe local.
  2. Validez avec la touche Entrée ou cliquez sur Ouvrir l'application.

Mot de Passe Oublié (Procédure de Secours)

  1. Sur l'écran de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié.
  2. Dans le formulaire de déverrouillage superposé :
    • Saisissez le Mot de passe Administrateur Local (clé maîtresse définie lors de l'installation de l'école).
    • Choisissez un Nouveau mot de passe local quotidien et confirmez-le.
  3. Cliquez sur Réinitialiser les accès.

3. Découverte de l'Espace de Travail

L'interface adopte les standards du Material Design pour minimiser la fatigue visuelle.

+-----------------------------------------------------------------------+
|  [Logo] SchoolManager         OmniBar (Recherche Rapide Ctrl+K)       |
+-------------------+---------------------------------------------------+
|  NAVIGATION       |                                                   |
|  Tableau de bord  |          ESPACE DE TRAVAIL CENTRAL                |
|  Scolarité        |          (Formulaires, Grilles, Assistants)       |
|  Académique       |                                                   |
|  Pédagogie        |                                                   |
|  Paramètres       |                                                   |
+-------------------+---------------------------------------------------+
  • Le Menu Latéral (Ctrl+F1) : Rétractable à volonté pour étendre au maximum les tableaux d'élèves.
  • L'Assistant Global & OmniBar (Barre Supérieure) : Écrivez vos souhaits en langage naturel (« bulletins », « absences »). L'Assistant IA Alpha analyse votre intention pour vous proposer des raccourcis instantanés ou répondre à vos questions sur les statistiques de l'école.
  • Chatbot IA : Un widget conversationnel global est disponible pour vous assister. Posez-lui des questions en langage naturel sur la trésorerie ou les effectifs, et il vous répondra instantanément grâce à l'Intelligence Artificielle locale intégrée.

Profils de Performance (Éco vs Premium)

SchoolManager intègre un modèle d'Intelligence Artificielle fonctionnant 100 % localement (sans internet). Pour s'adapter à votre ordinateur :

  • Profil Éco : Désactive l'IA en arrière-plan pour économiser la mémoire (RAM) et préserver les performances sur les PC modestes.
  • Profil Premium : Active toutes les fonctionnalités IA avancées (audits continus, suggestions intelligentes) en temps réel. Vous pourrez ajuster ce profil à tout moment dans les Paramètres.

4. Productivité : Raccourcis Clavier

Raccourci Action universelle déclenchée
Ctrl + N Créer une Nouvelle fiche (Élève, Enseignant, Classe, Salle, Devoir).
Ctrl + S Sauvegarder les informations saisies dans le formulaire actif.
Ctrl + E Exporter la vue courante (vers Excel .xlsx ou PDF).
Ctrl + R Recharger la grille depuis la base SQLite.
Échap Annuler la saisie ou fermer la boîte de dialogue superposée.
Tab / Maj + Tab Naviguer au champ suivant / précédent.

[!TIP] Info-bulles d'aide : Laissez reposer le curseur de la souris deux secondes sur n'importe quelle icône de l'interface pour voir apparaître sa description et son raccourci clavier !

Chapitre 2 : Configuration Initiale & Calendrier

Avant d'accueillir vos premiers élèves et enseignants, il est indispensable de configurer le socle institutionnel de votre établissement dans SchoolManager. Un paramétrage rigoureux dès l'initialisation garantit la justesse des calculs de moyennes, le rendu professionnel de vos bulletins PDF, ainsi que la cohérence des plannings automatisés.

1. Identité & Paramètres de l'Établissement

L'écran de paramétrage centralise l'identité administrative et visuelle de votre structure. Rendez-vous dans le menu latéral via Paramètres établissement (ou utilisez le raccourci Alt+9).

A. Coordonnées & Logo Officiel

  • Renseignez le Nom officiel de l'établissement, son Type (École Primaire, Collège, Lycée, Groupe Scolaire), son Adresse complète et son numéro de Téléphone.
  • Logo Institutionnel : Cliquez sur Choisir un logo (formats PNG ou JPG recommandés avec fond transparent). Cet emblème figurera automatiquement sur l'en-tête vectoriel de tous les relevés officiels et plannings imprimés par l'application. SchoolManager intègre un algorithme de redimensionnement de haute définition préservant la netteté du rendu lors de l'impression. En cas d'erreur de sélection, cliquez sur Retirer le logo.
  • Sauvegardez vos modifications via le raccourci Ctrl+S ou le bouton Enregistrer.

B. Sécurité : Gestion des Mots de Passe Locaux

C'est dans cet onglet que s'administrent les clés d'accès monoposte de l'ordinateur :

  • Renouveler le mot de passe quotidien : Saisissez l'identifiant actuel, votre nouveau code secret, sa confirmation, ainsi que la Clé Maîtresse Administrateur pour certifier l'opération.
  • Renouveler la clé administrateur : Permet de modifier le code de déverrouillage de sécurité hiérarchique.

C. Intelligence Artificielle & Performance

Cet onglet permet de configurer le comportement de l'assistant IA local (Qwen) selon la puissance de votre ordinateur :

  • Activer l'Assistant IA : Permet d'activer ou de désactiver globalement l'intelligence artificielle locale.
  • Profil de Performance :
    • Mode Éco : Recommandé pour les PC bureautiques standard. Désactive les traitements IA lourds en arrière-plan (audits continus, génération en lot) pour préserver la RAM et le processeur. Les appels manuels restent possibles si l'IA est activée.
    • Mode Premium : Recommandé pour les PC performants. Autorise l'IA à analyser continuellement les données (trésorerie, décrochage) sans intervention humaine.

D. Moteur Pédagogique & Pondérations

Définissez les règles mathématiques gouvernant le calcul des moyennes sur l'ensemble des classes :

  • Formule générale : Sélectionnez le modèle de calcul de votre académie dans la liste déroulante.
  • Ratio Évaluations continues / Examens finaux : Paramétrez le coefficient global appliqué aux devoirs de classe quotidiens par rapport aux devoirs sur table et compositions de fin de trimestre. Cette dissociation claire entre le contrôle continu et les évaluations globales offre la souplesse nécessaire pour refléter fidèlement le niveau réel des élèves. (Un encadré dynamique explicatif s'affiche sous les champs de pondération pour illustrer par un exemple mathématique concret l'impact de la méthode retenue).

E. Mise en Page des Bulletins Scolaires

Personnalisez la présentation graphique des relevés trimestriels générés par l'application :

  • Gabarit visuel : Sélectionnez l'un des modèles officiels proposés en cliquant sur sa vignette d'aperçu vectoriel.
  • Format papier : Optez pour le standard A4 ou un format adapté à votre imprimante d'établissement.
  • Bloc de signature officielle : Indiquez le titre officiel du signataire (ex: Le Chef d'Établissement, M. Traoré) qui apparaîtra au-dessus de la zone de cachet institutionnel en pied de page.

2. Ouverture de l'Année Scolaire

Dans SchoolManager, l'intégralité des archives académiques, des notes et des inscriptions est rigoureusement cloisonnée par année scolaire. Vous devez disposer d'une année active opérationnelle avant de procéder à la moindre saisie.

  1. Accédez au module via Académique > Années Scolaires.
  2. Appuyez sur Ctrl+N ou cliquez sur Nouvelle année.
  3. Renseignez les paramètres obligatoires :
    • Libellé officiel : ex: 2026-2027.
    • Calendrier d'ouverture : Sélectionnez la Date de rentrée et la Date de clôture annuelle.
    • Statut Active : Cochez impérativement cette option. SchoolManager n'autorise qu'une seule année active par défaut sur laquelle s'effectuent les traitements administratifs quotidiens ! Cette barrière logique verrouille les années antérieures en mode archive protégée en lecture seule.
  4. Validez l'ouverture via la touche Entrée.

3. Découpage Académique : Les Périodes

Une année scolaire doit être découpée en périodes académiques (Trimestres ou Semestres) pour structurer le calendrier des évaluations et la remise périodique des bulletins.

  1. Rendez-vous dans Académique > Périodes.
  2. Lancez la création via Ctrl+N.
  3. Complétez la fiche :
    • Libellé de la période : ex: 1er Trimestre ou 1er Semestre.
    • Type : Choisissez le format temporel dans la liste déroulante.
    • Rattachement annuel : Sélectionnez l'année scolaire nouvellement ouverte.
    • Bornes temporelles : Définissez les dates précises de début et de fin du trimestre.

[!WARNING] Protection cryptographique : Le statut Clôturée : Lors de l'initialisation du trimestre en septembre, veillez à laisser l'option Clôturée (en surbrillance rouge) décochée. Vous n'activerez cette case qu'à l'issue du conseil de classe du trimestre concerné. Une période clôturée scelle définitivement la base de données SQLite pour cet intervalle, rendant toute modification ultérieure ou falsification de note mathématiquement impossible.

[!TIP] Prochaine étape : Une fois le socle annuel et les trimestres initialisés, rendez-vous au Chapitre 3 : Structure Académique & Acteurs pour créer vos locaux, vos matières et vos listes d'enseignants.

Chapitre 3 : Structure Académique & Acteurs

Ce chapitre explique comment modéliser l'infrastructure académique de votre établissement, constituer votre base d'enseignants et d'élèves, et orchestrer les inscriptions et affectations pédagogiques.

Une modélisation rigoureuse dans ce référentiel constitue le prérequis à l'automatisation des bulletins scolaires et de la planification des cours.

1. Référentiel Pédagogique (Salles & Disciplines)

La modélisation débute par la définition du patrimoine matériel et des matières d'enseignement.

A. Les Salles de Classe (SalleView)

Les locaux conditionnent la capacité d'accueil de l'école et servent de pivot à la résolution mathématique des plannings.

  1. Rendez-vous dans le module Académique > Salles.
  2. Appuyez sur Ctrl+N ou cliquez sur Ajouter une salle.
  3. Renseignez la fiche :
    • Nom officiel : ex: Salle 101 ou Amphithéâtre A.
    • Capacité maximale : Nombre de places assises (ex: 35). SchoolManager interroge cette limite pour bloquer les affectations surnuméraires d'élèves dans de petits locaux.
    • Équipement Laboratoire : Cochez cette option si la pièce dispose d'un matériel spécialisé (paillasses de chimie, ordinateurs). Le solveur d'emploi du temps OR-Tools réclamera obligatoirement ce tag lors de la planification des travaux pratiques.

B. Le Catalogue des Matières (MatiereView)

Créez l'ensemble des disciplines enseignées au sein de l'établissement (ex: Mathématiques, Sciences de la Vie et de la Terre, Philosophie). Chaque matière peut être configurée avec un code abrégé pour l'affichage synthétique sur les grilles d'emploi du temps.

2. Le Corps Enseignant (EnseignantView)

Renseignez les fiches administratives de vos professeurs (Nom, Prénoms, Spécialité, Coordonnées téléphoniques et adresse email).

[!TIP] Saisie de masse : Si votre établissement compte plusieurs dizaines de professeurs, ne les créez pas manuellement un par un. Utilisez directement l'assistant d'Importation Excel (détaillé au Chapitre 4) pour intégrer toute votre équipe pédagogique en quelques clics !

3. Les Classes & Niveaux (ClasseView)

La classe regroupe pédagogiquement les élèves et détermine leur niveau de diplomation.

  1. Allez dans Académique > Classes.
  2. Invoquez la création via Ctrl+N.
  3. Complétez le formulaire :
    • Nom de la classe (*) : ex: Terminale S1 ou 6ème A.
    • Niveau d'études (*) : ex: Terminale ou Sixième.
    • Série / Filière : ex: Sciences Exactes, Lettres.
    • Salle de référence : Attribuez un local principal d'accueil à cette division.
    • Rattachement annuel (*) : Associez obligatoirement la classe à l'Année Scolaire Active.
  4. Cochez l'option Classe active et sauvegardez via Ctrl+S.

4. Dossiers Élèves, Tuteurs & Inscriptions

SchoolManager gère la scolarité à travers un modèle relationnel liant l'identité de l'enfant, l'autorité parentale et le statut académique annuel.

[Fiche Tuteur / Parent] <------- (Lien de Parenté) -------> [Fiche Élève (Matricule)]
                                                                  |
                                                         [Inscription Annuelle]
                                                                  |
                                                                  v
                                                        [Classe : Terminale S1]

A. Dossier Élève (EleveView & EleveEditView)

La création d'un élève attribue automatiquement un Matricule Unique institutionnel. Le formulaire d'édition recueille l'état civil complet, la photo d'identité, les antécédents médicaux ainsi que les contacts d'urgence.

[!TIP] Saisie Magique (Magic Paste) : L'application intègre une IA capable d'extraire automatiquement les informations à partir de texte brut. Copiez un bloc de texte (ex: "Aminata Traore, née le 15 août 2012 à Ségou, fille de Moussa") depuis WhatsApp ou un email, et cliquez sur Saisie Magique. L'IA remplira automatiquement les champs correspondants (Nom, Prénom, Date et Lieu de naissance) en une fraction de seconde !

B. Autorité Parentale (TuteurView)

Chaque élève est relié à un ou plusieurs tuteurs légaux responsables financiers et destinataires des correspondances scolaires.

C. Inscriptions Individuelles & de Masse (MassInscriptionView)

Pour scolariser un élève dans une classe pour l'année active :

  • Inscription Individuelle (InscriptionView) : Sélectionnez l'élève, la classe cible et la date d'admission.
  • Inscription en Masse (MassInscriptionView) : Cet outil permet de sélectionner par cases à cocher une liste de plusieurs dizaines d'élèves nouvellement admis et de les injecter simultanément dans leur division d'accueil, divisant par dix le temps de saisie du secrétariat.

5. Affectations Pédagogiques (En 2 Étapes)

Le module d'affectation (AffectationView) constitue le pivot de l'architecture logicielle : il dissocie la modélisation du Programme (la matière étudiée) de l'attribution de l'Acteur (l'enseignant).

Étape 1 : Le Programme de la Classe

Dans cet onglet, vous définissez le cursus de la division :

  1. Sélectionnez la classe (ex: Terminale S1).
  2. Pour chaque discipline enseignée :
    • Cochez l'option Au programme.
    • Paramétrez le Coefficient (utilisé pour les relevés de notes).
    • Renseignez le Volume Horaire Hebdomadaire (ex: 4,5 heures, utilisé par l'intelligence artificielle pour les plannings).
  3. Cliquez sur Enregistrer le programme.

Étape 2 : L'Affectation des Professeurs

Attribuez un enseignant à chaque matière au programme :

  1. Basculez sur l'onglet Affectation Enseignants.
  2. Sélectionnez l'Enseignant (ex: M. Koné) et la Classe.
  3. La grille affiche uniquement les matières retenues à l'Étape 1 !
  4. Cochez la discipline à enseigner.

[!WARNING] Contrôle d'intégrité exclusif : Le système vérifie en temps réel les collisions de charge. Si vous tentez d'affecter le cours de Physique de Terminale S1 à M. Koné alors que cette discipline est déjà affectée à Mme Diarra, la ligne se verrouille et affiche l'avertissement rouge : « Déjà affecté ». Impossible d'introduire un doublon de cours dans SchoolManager !

Chapitre 4 : Assistants d'Importation IA

La saisie manuelle de fiches élèves par centaines lors des périodes de rentrée scolaire représente une source majeure d'erreurs typographiques et de ralentissement administratif.

Pour éliminer ce goulot d'étranglement, SchoolManager intègre des assistants d'importation Excel de niveau entreprise, couplés à un moteur de Mapping Adaptatif Mémoire et à une Intelligence Artificielle Locale (Qwen 2.5) capable de nettoyer et normaliser automatiquement vos tableaux défectueux sans transmettre la moindre information personnelle sur Internet.

1. L'Assistant d'Importation Standard (ImportExcelView)

Cet assistant polyvalent s'utilise pour injecter rapidement des référentiels de base (Enseignants, Salles, Matières). Il s'ouvre via le menu Outils > Imports Excel.

[Modèle Vide .xlsx] ---> [Votre Excel Rempli] ---> [Audit & Rapport] ---> [Base SQLite]

Le Flux d'Intégration en 4 Étapes

  1. Téléchargement du gabarit : Sélectionnez l'entité cible (ex: Enseignants) et cliquez sur Télécharger le Modèle (Template). SchoolManager vous fournit un document .xlsx officiel structuré avec les en-têtes exacts attendus par la base de données.
  2. Chargement du fichier : Parcourez votre ordinateur ou déposez votre fichier Excel rempli dans la zone d'analyse.
  3. Audit de conformité (Rapport Transparent) : Le logiciel n'insère rien à l'aveugle. Il scanne les lignes et vous présente un rapport visuel instantané :
    • Lignes Valides (Vert) : Prêtes pour l'importation.
    • Erreurs Bloquantes (Rouge) : Un tableau détaille la ligne exacte, le champ rejeté et le diagnostic (ex: « Format d'adresse email invalide » ou « Téléphone manquant »). Vous pouvez éditer les cellules erronées directement dans la grille graphique du logiciel !
  4. Exécution : Cliquez sur Lancer l'importation définitive.

2. L'Assistant Élèves Intelligent (StudentImportWizardView)

L'intégration des cohortes d'élèves constitue la tâche la plus délicate de l'année scolaire. SchoolManager déploie un assistant interactif spécialisé en 5 étapes sécurisées, équipé de technologies d'apprentissage automatique.

Étape 1 : Sélection de la Cohorte

Chargez votre tableau Excel d'élèves (issus de votre ancien logiciel ou fournis par le Ministère).

Étape 2 : Paramétrage & Tolérance

L'assistant décompte la volumétrie. Définissez vos directives de traitement :

  • Tolérer les fiches incomplètes : Autorise la création de l'élève même s'il manque des informations secondaires.
  • Complétion stricte : Exige un dossier administratif complet avant insertion.
  • Liaison automatique de scolarité : Si une colonne Classe est détectée dans l'Excel, le moteur génère simultanément l'inscription annuelle dans la division correspondante.
  • Valeurs par défaut : Paramétrez une Nationalité et une Profession du Tuteur communes pour renseigner automatiquement les cases laissées vides.

Étape 3 : Mapping Adaptatif Mémoire

Si les colonnes de votre fichier Excel n'utilisent pas la nomenclature exacte de SchoolManager (ex: votre fichier utilise « Prénoms de l'Enfant » au lieu de « Prenom »), l'assistant résolue cette asymétrie :

  1. Le moteur sémantique examine les en-têtes et associe automatiquement vos colonnes aux propriétés internes de la base SQLite.
  2. La grille de mapping affiche le statut de reconnaissance de chaque colonne :
    • Reconnue / Exacte : Concordance parfaite.
    • Mémoire Adaptative : Le logiciel se souvient d'un choix de correspondance que vous aviez effectué lors d'un import précédent !
    • Suggestion IA : Proposition sémantique calculée par l'algorithme.
  3. Corrigez le mapping manuellement si nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer le modèle en mémoire. Lors de la prochaine rentrée, SchoolManager reconnaîtra instantanément l'architecture de vos fichiers institutionnels !

Étape 4 : Nettoyage IA (Qwen 2.5 Local)

Dans l'onglet d'aperçu pré-import, examinez les fiches signalées comme Incomplètes ou Mal formatées. C'est ici qu'intervient le moteur d'intelligence artificielle générative embarqué :

[!TIP] Le Bouton Magique « Nettoyage IA » : Si votre Excel comporte des noms saisis anarchiquement (ex: « DUPONT jEAN-pierre (père : michel) »), sélectionnez la ligne et cliquez sur Nettoyage IA. Le modèle Qwen 2.5 en local analyse la syntaxe défectueuse, extrait le prénom, reformate les majuscules selon les conventions typographiques, isole l'identité du tuteur légal, et réinjecte une donnée structurée immaculée dans le formulaire !

Étape 5 : Point de Sécurité & Insertion

Avant d'écrire dans la base SQLite principale, SchoolManager génère automatiquement un point de restauration de sécurité immédiat. Si l'importation Excel produit une régression ou un doublon inattendu, un simple clic sur Annuler et restaurer la base rétablit l'école dans son état exact précédant l'opération.

3. Exportation Libre (Relevés & Publipostage)

Afin d'assurer la réversibilité totale de vos informations et d'alimenter vos publipostages administratifs, toutes les grilles de l'application disposent d'un moteur d'exportation.

  1. Affichez la liste de votre choix (Élèves, Salles, Notes) et appliquez vos filtres.
  2. Invoquez la commande via Ctrl + E ou l'icône Exporter.
  3. Choisissez le format de sortie :
    • Classeur Excel (.xlsx) : Respecte fidèlement l'ordre des colonnes et les filtres visuels affichés à l'écran. Idéal pour les retraitements externes.
    • Tableau vectoriel PDF : Format d'impression prêt à l'emploi.

[!TIP] Chapitre Suivant : Une fois vos élèves importés et inscrits dans leurs divisions, rendez-vous au Chapitre 5 : Notes, Évaluations & Bulletins pour piloter le carnet de notes des enseignants et imprimer les bulletins officiels vectoriels.

Chapitre 5 : Notes, Évaluations & Bulletins

La gestion des évaluations constitue le cœur pédagogique de SchoolManager. L'architecture logicielle garantit l'infaillibilité mathématique des calculs de moyennes et l'intégrité absolue des notes, tout en simplifiant la saisie intensive pour les enseignants et le secrétariat.

Le cycle pédagogique s'organise autour d'un pipeline séquentiel strict en 4 étapes :

[1. Création Évaluation] ---> [2. Saisie au Carnet] ---> [3. Appréciations] ---> [4. Calcul & PDF]

1. Création d'une Évaluation (EvaluationView)

SchoolManager applique une intégrité référentielle stricte : il est impossible d'introduire une note orpheline dans le système. Tout résultat doit être obligatoirement rattaché à un événement d'évaluation officiel préalablement déclaré.

  1. Rendez-vous dans Pédagogie > Évaluations (ou appuyez sur Ctrl + N).
  2. Paramétrez la fiche d'évaluation :
    • Titre officiel : ex: Devoir Surveillé N°1 ou Composition de Géographie.
    • Type d'évaluation (TypeEvaluationView) : Sélectionnez la catégorie (Interrogation, Devoir Surveillé, Travaux Pratiques, Examen Blanc).
    • Classe & Matière : Assignez l'épreuve au cursus cible.
    • Période académique (*) : Rattachez le devoir à l'un des trimestres ou semestres ouverts.
    • Coefficient du devoir : Poids relatif de cette épreuve au sein de la discipline.
    • Date d'exécution : Borne calendaire de l'épreuve.
  3. Cliquez sur Enregistrer. SchoolManager génère instantanément en arrière-plan la matrice réceptacle pour l'ensemble des élèves actuellement inscrits dans la division sélectionnée.

2. Le Carnet de Notes Interactif (CarnetNotesView)

Pour renseigner les résultats d'une classe, ouvrez la grille de notation centralisée (CarnetNotesView).

  1. Filtrez par Classe, Matière et Période.
  2. La grille affiche la liste alphabétique des scolarisés. Chaque colonne représente l'une des évaluations déclarées à l'étape 1.
  3. Saisissez les notes au clavier au fur et à mesure.

Gestion Pédagogique des Absences

Le carnet gère nativement les statuts d'assiduité spécifiques, remplaçant la valeur numérique :

  • Code ABS (Absence Justifiée) : Si l'élève dispose d'un certificat médical validé par la vie scolaire, saisissez ABS. Le moteur mathématique de SchoolManager neutralise automatiquement cette note. Le diviseur de la moyenne de l'élève est décrémenté ; l'enfant n'est pas pénalisé.
  • Note 0 (Absence injustifiée ou Fraude) : Applique une pénalité comptabilisée dans la somme globale et le diviseur.

[!TIP] Saisie ultra-rapide au pavé numérique : Le carnet est optimisé pour les opérateurs de secrétariat. Tapez la note numérique, appuyez sur la touche Entrée ou Tab : le curseur bascule en une fraction de seconde à l'élève suivant. Les colonnes grises Moyenne Continue et Moyenne Matière se recalculent et s'affichent dynamiquement en temps réel !

  1. Cliquez sur Sauvegarder la grille ou Publier les résultats.

3. Appréciations & Avis du Conseil de Classe

À l'approche de la remise des relevés trimestriels, le corps enseignant et la direction formulent les appréciations qualitatives.

  1. Allez dans Pédagogie > Appréciations par Classe.
  2. Sélectionnez la division et le trimestre.
  3. Saisissez l'avis disciplinaire de chaque professeur face à la moyenne de l'élève.

    [!TIP] Génération par IA : En mode Premium, vous disposez d'un bouton magique pour générer l'ensemble des appréciations de la classe en un clic. L'Intelligence Artificielle lit les notes, la moyenne de classe et les absences pour proposer des commentaires encourageants et professionnels. Vous pouvez également générer l'appréciation pour un élève spécifique de façon isolée.

  4. Décision Institutionnelle de la Direction : Dans l'encadré récapitulatif, le chef d'établissement sélectionne la distinction ou la sanction officielle du conseil de classe (Félicitations, Tableau d'Honneur, Encouragements, Avertissement Travail, Avertissement Conduite).

4. Génération Vectorielle des Bulletins (BulletinView)

Le moteur de rendu de SchoolManager assemble les milliers de données trimestrielles en une fraction de seconde pour éditer des documents institutionnels irréprochables.

  1. Rendez-vous dans Pédagogie > Bulletins Scolaires.
  2. Sélectionnez la Classe et la Période cible.
  3. Invoquez la génération :
    • Bulletin Élève individuel : Visualisation instantanée pour relecture spécifique.
    • Édition de Classe en Masse : Génère en un seul clic les bulletins de toute la division et les archive dans un répertoire daté sur votre disque dur.

Spécificités du Moteur Mathématique C#

  • Matrice de Double Pondération : Le calcul croise avec exactitude le coefficient de l'évaluation (défini sur le devoir) avec le coefficient institutionnel de la discipline (défini lors du programme de la classe au Chapitre 3).
  • Statistiques Comparatives : Pour chaque matière, SchoolManager calcule la moyenne individuelle, la moyenne de la classe, la note extrême supérieure et la note extrême inférieure.
  • Classement Général : Détermination automatisée du rang (ex: 1er / 32).

Technologie de Rendu Vectoriel (SkiaSharp / QuestPDF)

Les fichiers PDF générés s'affranchissent des polices basiques des navigateurs. Ils exploitent un moteur vectoriel haute définition garantissant une finesse d'impression parfaite :

  • En-tête institutionnel intégrant le logo officiel de l'école.
  • Identification de l'élève avec son matricule et sa situation de scolarité.
  • Grille graphique claire séparant les blocs disciplinaires (Littéraire, Scientifique).
  • Cachet de la direction et zone réservée à la signature des tuteurs légaux.

5. Bilan de Fin d'Année (AnnualReportView)

En juin, le module Rapports Annuels compile les moyennes des trimestres académiques selon la formule de pondération choisie au Chapitre 2. Il génère le procès-verbal de diplomation, calcule la moyenne annuelle générale, établit le palmarès officiel de l'école et prononce la décision de passage en classe supérieure ou de redoublement.

[!TIP] Synthèse Exécutive du Conseil de Classe : L'Assistant IA peut rédiger automatiquement le rapport officiel du conseil de classe en analysant les taux de réussite, la meilleure note et la matière la plus faible de chaque classe ! Idéal pour préparer les bilans de fin de trimestre ou d'année.

[!WARNING] Scellement Cryptographique : Clôture de la Période : Dès l'impression et la distribution officielle des bulletins trimestriels aux tuteurs légaux, accédez obligatoirement au menu Académique > Périodes pour cocher la case Clôturée. Cette action verrouille logiquement et cryptographiquement la base SQLite pour cet intervalle temporel. Toute tentative de modification ultérieure d'une note par un utilisateur se heurtera à un rejet de sécurité absolu.

6. Suivi de la Réussite & Détection de Décrochage

SchoolManager inclut un tableau de bord analytique intelligent pour la direction (module Statistiques). L'application analyse la progression des élèves et peut détecter précocement un risque de décrochage scolaire.

  1. Allez dans le module Statistiques et consultez le tableau de bord de l'année.
  2. L'algorithme calcule les baisses de moyenne drastiques et la récurrence des absences non justifiées.
  3. Génération d'Alertes IA : En mode Premium, l'IA génère des notes de synthèse d'alerte pour chaque élève en risque, suggérant des actions ciblées (convocation des parents, entretien).

[!TIP] Chapitre Suivant : Découvrez au Chapitre 6 : Emplois du Temps & Optimisation comment piloter le solveur mathématique Google OR-Tools pour générer automatiquement le planning de toute l'école en évitant les conflits de locaux et de professeurs.

Chapitre 6 : Emplois du Temps & Optimisation

L'élaboration de l'emploi du temps global d'un établissement scolaire représente un problème combinatoire complexe : il faut concilier les volumes horaires officiels, la disponibilité matérielle des locaux, les contraintes pédagogiques des enseignants et les réalités climatiques locales, sans jamais introduire de collision.

Pour résoudre ce défi en quelques secondes, SchoolManager embarque en natif le moteur mathématique de résolution de contraintes Google OR-Tools.

1. L'Assistant de Génération IA (TimetableWizardWindow)

Pour créer le planning de l'école, accédez au module Emploi du Temps et lancez l'assistant pas à pas en cliquant sur le bouton Générer le planning automatique.

[Règles & Grille Mali] + [Volumes Affectés] ---> [Solveur OR-Tools] ---> [Planning Sans Conflit]

Étape 1 : Portée & Grille Horaire (Mali Edition)

L'assistant vous invite à définir le cadre spatio-temporel de l'optimisation :

  • Portée Institutionnelle : Sélectionnez obligatoirement Générer pour tout l'établissement. C'est la condition mathématique indispensable pour que l'algorithme évalue l'ensemble des enseignants simultanément et garantisse qu'un professeur ne sera jamais planifié dans deux classes différentes au même instant.
  • Jours Ouvrés : Cochez les jours d'accueil (du Lundi au Samedi).
  • Structure des Créneaux : Le système implémente par défaut la découpe horaire adaptée aux rythmes solaires locaux :
    • Matinée Bloc 1 : 07h45 — 09h45
    • Récréation : 09h45 — 10h00
    • Matinée Bloc 2 : 10h00 — 12h00
    • Pause Déjeuner : 12h00 — 15h00
    • Après-midi : 15h00 — 17h00

[!IMPORTANT] Protection Sanitaire : Restriction des Fortes Chaleurs : L'assistant propose une option exclusive : « Désactiver les créneaux de 15h à 17h ». Si vous cochez cette case en période de canicule, le solveur OR-Tools condense intelligemment l'intégralité des volumes horaires sur les matinées de la semaine. Aucun cours n'est planifié l'après-midi, préservant la santé des élèves et du corps professoral face aux pics de température.

Étape 2 : Audit des Volumes & Contrainte des Laboratoires

L'assistant récupère automatiquement la matrice des Affectations enregistrées au Chapitre 3. Il affiche un tableau de contrôle récapitulant la charge hebdomadaire de chaque enseignant.

  • Résolution des Salles Spécialisées : C'est durant cette phase d'analyse que le solveur applique la contrainte d'équipement. Si l'affectation de Sciences Physiques exige un Laboratoire, l'algorithme scanne votre patrimoine immobilier (SalleView). Il n'autorisera le placement de cette séance que si une salle étiquetée « Est un laboratoire » est physiquement vacante sur ce créneau horaire précis.

2. Analyse de Faisabilité & Diagnostic de Blocage

SchoolManager interdit de lancer un calcul voué à l'échec. Lorsque vous validez les paramètres de l'assistant, le système exécute un pré-audit de faisabilité.

Si une impossibilité combinatoire absolue est détectée dans votre référentiel, l'intelligence artificielle interrompt le processus et vous délivre un Rapport de Blocage Chirurgical rédigé en clair.

Exemples de diagnostics émis par le moteur :

  • « Capacité insuffisante : Le volume global de l'école réclame 420 heures de cours, mais le nombre de salles disponibles multiplié par les créneaux ouverts n'offre que 380 heures. »
  • « Surcharge Enseignant : M. Diop est affecté à 38 heures de cours pour une disponibilité maximale de 30 créneaux hebdomadaires. »
  • « Ressource introuvable : Les TP de SVT requièrent un Laboratoire, mais aucune salle de l'établissement ne possède cet attribut. »

Ajustez vos affectations ou créez un local supplémentaire, puis relancez l'optimisation.

3. Visualisation Interactive de la Grille

Lorsque le diagnostic est au vert, le moteur OR-Tools évalue des millions de permutations en tâche de fond et sauvegarde le planning optimal sous forme de Séances.

Dans l'onglet Emploi du Temps, consultez la grille visuelle d'une classe. Le rendu sépare visuellement les périodes par des bandeaux colorés (Récréation orangée, Pause Déjeuner).

Pour chaque séance planifiée, la cellule affiche en typographie claire :

  1. Le libellé abrégé de la matière au centre.
  2. Le nom de l'enseignant en partie supérieure.
  3. Le code du local attribué en partie inférieure (ex: [S-104]).

4. Édition Tactique : Le Glisser-Déposer Sécurisé

L'intelligence artificielle propose une architecture robuste, mais la direction conserve la maîtrise des ajustements tactiques finaux.

  1. Sélectionnez une vue par Classe, par Enseignant ou par Salle. La vue Enseignant est particulièrement précieuse pour vérifier la compacité de la journée d'un professeur.
  2. Déplacement par Glisser-Déposer (Drag & Drop) : Cliquez sur un bloc de cours, maintenez le bouton de la souris enfoncé, et déposez la séance vers la case horaire cible.

[!WARNING] Bouclier Anti-Collision en Temps Réel : Si vous déposez le cours d'Anglais du Mardi 8h sur le créneau du Jeudi 10h, mais que l'enseignant donne déjà un cours dans une autre division à 10h, SchoolManager annule instantanément le déplacement et déclenche une notification visuelle d'erreur de collision. Il est rigoureusement impossible de créer un conflit de salle ou de professeur lors d'une édition manuelle !

5. Planification des Examens & Exports PDF

  • Module Répartition des Examens (ExamDistributionView) : Lors des compositions trimestrielles, cet outil spécifique répartit automatiquement les élèves d'une division à travers plusieurs salles d'examen afin d'espacer les tables et prévenir la fraude.
  • Diffusion Vectorielle : Cliquez sur Exporter en PDF. SchoolManager génère le document officiel du planning d'une classe ou d'un enseignant en haute définition, prêt à être placardé sur la porte des classes ou distribué en salle des professeurs.

[!TIP] Chapitre Suivant : Achevez votre maîtrise de l'application en consultant le Chapitre 7 : Sauvegardes, Sécurité & Maintenance pour apprendre à sauvegarder vos bases SQLite, vous connecter à Google Drive et éditer un export technique chiffré .smbackup.

Chapitre 7 : Sauvegardes, Sécurité & Maintenance

En tant que système d'information institutionnel hébergeant l'état civil, le parcours scolaire et les résultats d'évaluation de centaines de mineurs, SchoolManager applique une politique de sécurité stricte visant à garantir l'intégrité perpétuelle de vos archives et le contrôle absolu de l'accès à l'application.

Ce dernier chapitre expose les protocoles de sauvegarde de la base SQLite locale, de synchronisation Cloud vers Google Drive, d'exportation technique protégée et de traçabilité administrative.

1. La Sauvegarde de la Base SQLite (BackupRestoreView)

SchoolManager fonctionne selon une philosophie On-Premise : votre base de données (fichier SQLite .db) réside physiquement sur le disque dur de votre ordinateur de direction. Vous ne dépendez d'aucun hébergeur externe tiers. En contrepartie, la direction est seule garante de la mise en sûreté régulière de ce fichier face au risque de panne matérielle, de foudre ou de vol de l'ordinateur.

[Base SQLite Active] ---> (Sauvegarde Hebdomadaire) ---> [Clé USB de Sécurité .db]
                     ---> (Synchronisation Silencieuse) ---> [Google Drive Institutionnel]

Stratégie Locale (Recommandée chaque vendredi)

  1. Insérez un support amovible externe (Clé USB ou Disque Dur Externe) sur l'ordinateur principal.
  2. Dans SchoolManager, rendez-vous dans le module Base de Données > Sauvegarde & Restauration.
  3. Observez l'indicateur d'espace disque disponible, puis cliquez sur Créer une sauvegarde locale (raccourci Ctrl + S).
  4. Le moteur génère une copie à chaud parfaitement cohérente de la base (ex: SchoolManager_Backup_2026-10-24.db).
  5. Copiez ce fichier sur votre clé USB externe et conservez-la en lieu sûr.

Sauvegarde Cloud Automatisée vers Google Drive

SchoolManager intègre des modules de connectivité réseau natifs (GoogleDriveConnectionView) permettant d'expédier silencieusement une archive chiffrée de votre école vers le compte Google Drive officiel de l'établissement.

  • Authentification Simplifiée : Le logiciel embarque automatiquement les clés d'API officielles Microsoft/Google (credentials.json). Une fois la connexion autorisée par le chef d'établissement, le moteur planifie une sauvegarde automatique sur le Cloud à chaque fermeture quotidienne du logiciel.

2. Restauration d'Urgence après Incident

Si l'ordinateur principal subit une avarie critique nécessitant son remplacement :

  1. Installez SchoolManager sur le nouvel ordinateur à l'aide de l'installateur officiel Windows.
  2. Au premier démarrage, importez votre fichier de licence chiffré (.lic).
  3. Sur l'application vierge, accédez à Base de Données > Sauvegarde & Restauration.
  4. Cliquez sur le bouton rouge Restaurer une ancienne sauvegarde.
  5. Sélectionnez le fichier .db le plus récent présent sur votre clé USB de secours (ou interrogez le module GoogleDriveRestoreView pour récupérer la copie Cloud).
  6. Le moteur vérifie l'intégrité cryptographique de l'archive. Si le diagnostic confirme que la sauvegarde est saine, SchoolManager redémarre instantanément. Vous retrouvez 100 % de vos fiches élèves, notes et paramétrages exacts à la seconde où le backup avait été scellé.

[!CAUTION] La restauration est une opération destructive qui remplace l'intégralité de la base de données en cours par le contenu de l'archive importée. Exécutez cette action exclusivement sur un poste vierge ou après avoir confirmé que l'archive sélectionnée est la plus récente.

3. Assistance Technique : L'Export Client (.smbackup)

Si vous devez transmettre votre base de données à notre support technique d'éditeur pour investiguer une anomalie complexe, n'envoyez jamais votre fichier .db brut par email. SchoolManager implémente un format d'export propriétaire sécurisé : .smbackup.

  1. Dans l'onglet de sauvegarde, cochez la case « Chiffrer le prochain export client ».
  2. Saisissez un mot de passe temporaire robuste et confirmez-le.
  3. Cliquez sur Générer l'export client.
  4. L'application produit une archive .smbackup. Ce document est inviolable sans le mot de passe que vous venez de définir, garantissant la protection absolue du secret médical et scolaire de vos élèves lors du transit réseau. Transmettez le fichier par email et communiquez le mot de passe à notre technicien par un canal séparé (ex: SMS ou appel téléphonique).

4. Journal d'Audit & Traçabilité (AuditLogView)

Pour assurer l'imputabilité des modifications dans les établissements comptant plusieurs secrétaires administratifs, SchoolManager tient un journal d'événements inaltérable en tâche de fond.

Accédez au module Sécurité > Journal d'Audit (AuditLogView) pour consulter l'historique séquentiel des opérations de l'école.

  • Événements Surveillés : Toute action sensible (suppression d'une fiche enseignant, déverrouillage manuel d'une période clôturée, modification d'un coefficient de programme, révocation de licence ou restauration de base) est horodatée et consignée avec l'identifiant de la session responsable.
  • Filtres d'Investigation : En cas d'erreur de saisie sur un bulletin, la direction peut filtrer le journal par Date, par Module ou par Mot-clé pour identifier précisément l'origine d'une manipulation et y remédier sereinement.

5. Renouvellement Annuel de la Licence

Votre licence d'exploitation est accordée pour une durée annuelle contractuelle. SchoolManager surveille en permanence votre échéancier.

  • Alerte Préventive : À 30 jours de la date limite, l'icône de licence dans la navigation latérale arbore un badge d'avertissement orangé.
  • Expiration Administrative : Au-lendemain de la date limite, le logiciel bascule de façon transparente en Mode Lecture Seule. Vos données sont intégralement protégées et consultables en illimité : vous pouvez continuer à imprimer d'anciens bulletins ou exporter vos grilles Excel. Seules les actions de création, d'édition de notes ou de génération de nouveaux plannings sont suspendues.
  • Procédure de Prolongation : Pour recevoir votre nouvelle clé annuelle, rendez-vous dans le volet latéral Paramètres > Licence, copiez votre Empreinte machine et transmettez-la par email à l'éditeur en précisant le nom exact de votre établissement (strictement selon la manipulation détaillée au Chapitre 1 - Procédure de Demande). Vous recevrez un nouveau document .lic à importer.

6. Développements Exclusifs & Personnalisations sur Mesure

Bien que la version officielle de SchoolManager soit conçue pour couvrir de manière exhaustive les standards académiques et administratifs, chaque établissement scolaire possède sa propre culture institutionnelle ou des contraintes d'organisation uniques.

Notre pôle d'ingénierie logicielle reste ouvert aux demandes de développements exclusifs à la carte :

  • Périmètre d'intervention : Vous pouvez solliciter notre équipe pour concevoir un module métier totalement inédit, une passerelle d'interconnexion spécifique (ex: portique biométrique, SMS aux parents), ou une personnalisation graphique institutionnelle avancée de votre interface et de vos bulletins.
  • Principe du « Hors Versionnage » : Ces créations sur mesure font l'objet d'une branche d'ingénierie dédiée à votre seul établissement. Elles n'intègrent pas le socle du produit public officiel distribué aux autres écoles, vous garantissant l'exclusivité technologique de votre investissement.
  • Modalités Commerciales : Toute sollicitation d'évolution exclusive fait l'objet d'un cahier des charges et d'une étude d'impact par nos ingénieurs. Les tarifs, conditions de maintenance et délais de livraison de ces modules dédiés sont ensuite négociés et validés directement entre la direction de votre établissement et nos services commerciaux ou organismes partenaires agréés.

🎉 Félicitations ! Vous avez achevé la lecture du Manuel de l'Utilisateur.

En maîtrisant ces sept chapitres, vous disposez de tous les leviers pédagogiques et techniques pour exploiter le potentiel de SchoolManager au service de l'excellence administrative de votre établissement !

Manuel Utilisateur - 08. Caisse & Suivi de Scolarité

Bienvenue dans le guide d'utilisation du module Caisse & Suivi de Scolarité de SchoolManager. Ce module a été spécialement conçu pour répondre aux exigences comptables et organisationnelles des établissements scolaires maliens (écoles fondamentales, lycées, complexes scolaires).

1. Vue d'ensemble du Module

Le module se divise en deux écrans principaux accessibles depuis le menu latéral gauche sous la rubrique Finances :

  1. Guichet d'Encaissement : Destiné aux caissiers et comptables pour enregistrer rapidement les paiements des élèves, émettre des reçus officiels et clôturer la caisse journalière.
  2. Suivi de Scolarité : Destiné à l'administration pour avoir une vue consolidée par classe sur l'état des paiements, détecter les arriérés et envoyer des relances directes aux parents via WhatsApp ou SMS.

2. Guichet d'Encaissement (Caisse Journalière)

2.1 Sélection de l'Élève

  1. Sélectionnez la Classe dans la liste déroulante.
  2. Sélectionnez l'Élève parmi les inscrits de la classe.
  3. Le tableau des Échéanciers de paiement de l'élève s'affiche automatiquement (Tranche 1, Tranche 2, Frais annexes, etc.) avec le montant attendu, le montant déjà payé et le reste à payer.

2.2 Enregistrement d'un Paiement

  1. Cliquez sur l'échéance à régler dans le tableau.
  2. Renseignez le Montant payé (en FCFA).
  3. Sélectionnez le Mode de paiement :
    • Especes (Espèces au guichet)
    • OrangeMoney
    • MoovMoney
    • WaveMali
    • Virement / Chèque
  4. Pour un paiement mobile (Orange Money, Wave...), saisissez la Référence de transaction (ex: PP260627.1234.A5B6).
  5. Vérifiez ou saisissez le nom du Caissier.
  6. Cliquez sur Valider l'encaissement.

2.3 Émission du Reçu de Paiement (Norme A5 Mali)

Dès la validation de l'encaissement, SchoolManager génère automatiquement un reçu PDF au format A5 Paysage (norme officielle malienne).

  • Le reçu est sauvegardé dans le dossier : Documents\SchoolManager\Recus\.
  • Il s'ouvre automatiquement pour impression immédiate ou envoi par e-mail.
  • Il contient le montant en chiffres ainsi que sa conversion automatique en lettres (ex : Quarante-cinq mille Francs CFA).

2.4 Clôture de Caisse Journalière

En fin de journée, le caissier peut cliquer sur le bouton Clôture de Caisse. Un rapport synthétique répertorie tous les encaissements du jour triés par mode de paiement avec le total général encadré.

3. Suivi de Scolarité & Relances Parents

3.1 Vue Consolidée par Classe

Dans l'écran Suivi de Scolarité, sélectionnez une classe pour afficher la situation financière globale des élèves. Vous pouvez filtrer la vue grâce au menu déroulant :

  • Tous : Affiche toute la classe.
  • En règle (Payé) : Affiche uniquement les élèves à jour.
  • En arriérés / Retard : Affiche les élèves ayant un reste à payer.

3.2 Relance WhatsApp & SMS (Spécificité Mali - 223)

Pour tout élève présentant un arriéré de scolarité :

  1. Repérez la ligne de l'élève dans le tableau.
  2. Cliquez sur le bouton 📱 Relance WhatsApp.
  3. Le système vérifie et nettoie automatiquement le numéro de téléphone du parent pour y ajouter l'indicatif malien (+223).
  4. Un message personnalisé et courtois est pré-généré :

    "Bonjour, sauf erreur ou omission de notre part, l'élève [Nom Prénom] ([Classe]) inscrit(e) à [École] présente un solde restant de [Montant] FCFA au titre de : Frais de scolarité et arriérés. Merci de régulariser la situation dans les meilleurs délais au guichet ou via Mobile Money (Orange Money / Moov Money / Wave Mali). La Direction Comptable."

  5. Après votre confirmation, l'application ouvre directement WhatsApp Web ou l'application WhatsApp de votre ordinateur avec la conversation et le message prêts à être envoyés !

4. Sécurité & Audit Comptable

Pour garantir une intégrité absolue de la comptabilité scolaire :

  • Verrouillage des Annulations : L'annulation d'un paiement ou d'un reçu émis requiert une autorisation et un motif explicite.
  • Journalisation Critique : Toute modification, encaissement ou annulation est enregistrée de manière immuable dans le journal d'audit (IBusinessAuditService) avec le nom de l'opérateur, l'heure exacte et l'historique des montants.

4.1 Audit Continu par Intelligence Artificielle (Anti-Fraude)

En complément de ces mécanismes, SchoolManager déploie un Audit Financier IA :

  • Détection d'anomalies : L'assistant analyse le flux des recettes par rapport aux effectifs réels de la base.
  • Exécution silencieuse : En Profil Premium, cet audit de conformité s'exécute de façon autonome en arrière-plan sans perturber le travail du secrétariat, et génère un rapport lisible en cas d'incohérence entre les inscrits et les paiements attendus. Vous pouvez également déclencher manuellement une analyse depuis le Tableau de Bord Finance.

Authentification et Sécurité des Licences (QR Code)

Pourquoi un QR Code ?

La falsification de documents administratifs et financiers est un défi majeur aujourd'hui. Pour garantir une transparence et une confiance absolues envers nos clients, nous avons doté l'écosystème SchoolManager d'une technologie d'authentification cryptographique de haut niveau.

L'objectif principal du QR Code imprimé sur vos factures de licence est de :

  • Prouver l'authenticité du document (Garantir qu'il a bien été émis par l'éditeur officiel DEVML).
  • Prévenir la fraude (Rendre impossible la modification silencieuse des prix, des dates, ou du nom de l'établissement sur le PDF).
  • Protéger votre investissement (S'assurer que la licence que vous utilisez est légale, officielle et bénéficie de notre support technique).

Comment fonctionne cette technologie ?

  1. Génération d'une Empreinte (Hash) : Au moment de la création de la licence depuis notre outil d'administration, le système analyse les données vitales (Nom de l'école, Numéro de facture, Date d'émission, Modules) et génère une empreinte numérique unique inviolable (un "Hash" cryptographique SHA-256).
  2. Synchronisation Cloud : Cette empreinte est instantanément et secrètement synchronisée sur l'infrastructure cloud hautement sécurisée de DEVML.
  3. Création du QR Code : L'empreinte est encodée sous forme de lien internet sécurisé dans un QR Code dynamique. Ce code est ensuite apposé au bas de votre facture, juste à côté du cachet numérique de la direction.

Comment scanner et vérifier une licence ?

La procédure est extrêmement simple et accessible à tous. Vous n'avez besoin de télécharger aucune application spécifique :

  1. Prenez votre smartphone (iPhone ou Android).
  2. Ouvrez l'application Appareil Photo classique.
  3. Pointez l'objectif vers le QR Code imprimé en bas de la facture de licence.
  4. Un petit lien web apparaîtra automatiquement sur votre écran (vers notre plateforme officielle de vérification). Cliquez dessus.

Interprétation des résultats de sécurité

Le système interrogera instantanément nos serveurs et vous affichera l'un des deux écrans suivants :

✅ Licence Valide (Vert Émeraude) : Le document est authentique. La plateforme vous affichera les véritables informations de la licence (le nom exact de l'école, le numéro officiel, la date). Vous devez les comparer avec ce qui est écrit sur la facture papier. Si toutes les informations correspondent parfaitement, le document est 100% certifié.

❌ Licence Non Reconnue (Rouge Écarlate) : Alerte de sécurité majeure ! Cela signifie que l'empreinte n'existe pas dans nos registres officiels. Le document est très probablement falsifié ou n'a pas été émis officiellement par DEVML.

En cas de doute ou d'alerte rouge, veuillez contacter immédiatement le support DEVML pour mener une investigation.